Slimmer communiceren: vijf stappen om meer uit je telefonie te halen
Waarom dit belangrijk is
Veel bedrijven hebben hun telefonie al netjes in de cloud staan. Toch blijven er ergernissen: gemiste oproepen, piekdrukte, gesprekken die verkeerd uitkomen of notities die overal verspreid raken. Je hoeft niet opnieuw te beginnen. Met een paar gerichte verbeteringen haal je meer uit wat je al hebt.
Cloud4Companies kijkt mee, denkt praktisch en helpt bijsturen waar het écht telt.
Wat je uit deze blog meeneemt
- Waar bereikbaarheid vaak weglekt in de praktijk.
- Vijf eenvoudige verbeteringen die snel resultaat geven.
- Hoe Shomi tijd bespaart met samenvattingen en actiepunten.
- Een korte zelftest om te zien of je genoeg inzicht hebt in je telefonie.
- Een duidelijke vervolgstap met Olaf als vast aanspreekpunt.
De zelftest: heb je grip op je bereikbaarheid?
- Weet je op welke momenten van de dag de meeste oproepen binnenkomen?
- Zie je wie er belt en wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld naar de juiste persoon?
- Worden notities meteen opgeslagen op één vaste plek?
- Kun je op elk moment bereikbaar blijven via één nummer – ook buiten kantooruren?
- Kijk je regelmatig even naar hoe vaak een oproep wordt gemist of hoe lang iemand moet wachten?
Beantwoord de volgende vragen met ja. Lukt dat niet, dan is er ruimte voor verbetering.
Heb je één of meer vragen met nee beantwoord? Dan is het tijd om samen te kijken waar het beter kan. Een korte quickscan met Olaf maakt direct zichtbaar waar je tijd en kansen laat liggen.
Vijf verbeterpunten die snel verschil maken
1. Slimme belroutes en korte wachtrijen
Zorg dat telefoontjes logisch uitkomen bij de juiste persoon. Maak afspraken voor drukke momenten en bied een terugbeloptie aan als het even te veel wordt.
Effect: minder gemiste oproepen en kortere wachttijden.
Begin hier: bekijk de drie drukste momenten van de week en zorg dat die goed zijn afgedekt.
2. Klantinformatie direct op je scherm
Koppel je telefonie aan je klantgegevens. Zo zie je wie er belt, nog vóór je opneemt. Notities worden direct opgeslagen, zodat iedereen hetzelfde weet.
Effect: kortere gesprekken, snellere opvolging en minder zoekwerk.
Begin hier: werk met een vast notitieveld en maak het invullen standaard.
3. AI-assistent met Shomi voor samenvattingen en actiepunten
Shomi vat gesprekken samen en noteert automatisch wat er moet gebeuren.
Zo hoef je minder terug te luisteren en blijft de opvolging overzichtelijk.
Effect: minder administratie en meer tijd voor klanten.
Let op: gebruik Shomi pas als de basis goed staat.
4. Eén nummer voor vast én mobiel
Stel duidelijke regels in per persoon of functie.
Zo blijft iedereen bereikbaar op één nummer, ook als iemand onderweg is.
Effect: minder gemiste oproepen buiten kantooruren en een professionele indruk.
5. Maandelijks bijsturen even bijsturen
Plan één vast moment per maand om te kijken:
- hoeveel oproepen er gemist werden,
- hoe lang klanten gemiddeld moesten wachten,
- en of de gesprekken goed afgehandeld werden.
Effect: blijvende verbetering en rust in de werkdag.
Begin hier: bespreek het elke maand kort samen, geen cijfers, maar gezond verstand.
Cloud4Companies kijkt altijd eerst naar de basis
Veel organisaties herkennen de wens om rust te krijgen in hun bereikbaarheid. De ervaring van Bas Willems van Huisartsenpraktijk Willems laat zien wat er gebeurt wanneer die basis eindelijk klopt.
In onze huisartsenpraktijk willen we kunnen vertrouwen op een stabiele telefonische bereikbaarheid. Niet alleen tijdens gewone werkdagen, maar ook in vakantie- en afwezigheidsperiodes. Daarbij vinden we het belangrijk dat we onze bereikbaarheid zelf eenvoudig kunnen instellen of aanpassen wanneer dat nodig is.
Bij onze vorige telecomprovider liep dat niet zoals gewenst. We hadden te vaak te maken met storingen, vooral in vakantieperiodes. Op die momenten was de provider slecht of niet bereikbaar, waardoor problemen niet direct opgelost konden worden. Dat was voor ons de belangrijkste reden om ondersteuning te zoeken bij een externe partij.
Het eerste contact met Cloud4Companies kwam snel tot stand. Wat ons meteen opviel, was dat er goed naar onze vraag werd geluisterd en dat er in oplossingen werd gedacht die aansluiten bij onze praktijk en manier van werken.
Het verdere proces verliep uitstekend. De lijnen waren kort, afspraken werden nagekomen en er werd snel gehandeld. Daarnaast controleert Cloud4Companies uit zichzelf of wij tevreden zijn en of alles goed werkt. Dat wordt door ons zeker gewaardeerd.
Sinds de overstap is onze telefonie zeer betrouwbaar. We hebben geen storingen meer gehad en weten dat we nu een goed vangnet hebben als zich toch een probleem voordoet. Dat geeft rust in onze dagelijkse praktijkvoering.
Wat wij het meest waarderen, is de manier waarop Cloud4Companies ons ondersteunt: korte lijnen, snel schakelen en problemen meteen oplossen. Daarbij zijn ze eerlijk over wat wel en niet mogelijk is en denken ze direct mee in alternatieven.
Wij zouden Cloud4Companies zonder twijfel aanbevelen aan andere organisaties. Het is een betrouwbare partner die doet wat zij belooft.
Wat betekent dit voor jouw organisatie
De meeste winst zit niet in een nieuwe tool. De winst zit in drie gerichte ingrepen. Routes strak. Context zichtbaar. Notities automatisch vastgelegd. AI pas wanneer de basis klopt. Daarmee breng je rust in piekuren en krijg je grip op opvolging.
Over Cloud4Companies
Cloud4Companies helpt organisaties om telefonie en samenwerking nuchter en effectief in te richten. Persoonlijke aandacht staat centraal: één vast aanspreekpunt, korte lijnen en oplossingen die passen bij hoe jij vandaag werkt en bij wat je morgen nodig hebt. Hoewel Olaf jouw eerste contactpersoon is, draait Cloud4Companies niet om één persoon. Achter hem staat een hechte groep vaste partners waar al jarenlang mee wordt samengewerkt. Denk aan partijen die ondersteunen bij beheer, koppelingen, monitoring en telefonieplatformen. Zij kennen de werkwijze en kwaliteitsstandaarden van Cloud4Companies door en door.
Volgende stap met Olaf: van missen naar weten
Wil je weten waar je nu precies tijd en oproepen verliest? Plan een korte belroute-quickscan met Olaf. In een half uur krijg je:
- Inzicht in je drukste momenten,
- De belangrijkste verbeterpunten,
- En een eerlijk advies of Shomi iets voor jou is.
Bel Olaf: 040 – 23 19 180
Afspraak maken: Contact